Conserva i dati dei candidati nell’UE
Schede dei candidati, CV e registrazioni dei colloqui sono conservati nell’Unione Europea e l’analisi testuale è inviata a un servizio di AI ospitato nell’UE, non a una regione non specificata. Le trascrizioni sono cifrate a riposo, l’accesso segue l’appartenenza allo spazio di lavoro e i permessi, mentre conservazione ed eliminazione sono impostazioni che controlli tu. Verifica dove risiede ogni tipo di dato, chi può raggiungerlo e per quanto lo conservi prima di portare una selezione reale in qualsiasi sistema.
Tratta l’AI come ausilio alla valutazione, in linea con l’AI Act europeo
L’AI Act europeo considera ad alto rischio l’AI usata per selezionare o classificare le persone per un impiego e si aspetta una reale supervisione umana anziché una decisione automatica. Kadroflow è costruito così di proposito: l’AI riassume le evidenze e suggerisce, mentre rifiutare, classificare e assegnare un punteggio a un candidato in automatico è impedito, e chi conduce il colloquio registra il proprio giudizio prima di vedere quello dell’AI. La responsabilità di ogni decisione di assunzione resta di una persona.
Conserva le evidenze e la traccia di controllo
L’analisi è legata alla fonte: un’affermazione che l’AI non può sostenere con una citazione letterale dal CV o dalla trascrizione viene scartata anziché mostrata. Ogni esecuzione del modello è registrata con la sua finalità e la sua classe di rischio, e lo spazio di lavoro può vedere dove il team si è trovato d’accordo o in disaccordo con l’AI nel tempo. Gli input derivati da caratteristiche protette sono esclusi di proposito, così un segnale consultivo non diventa mai un filtro nascosto.
Valuta la gestione dei dati prima di impegnarti
La conformità dipende da come configuri e usi il sistema, non solo dal software. Fai passare un candidato sintetico attraverso i percorsi di esportazione ed eliminazione, verifica cosa vede ciascun ruolo e conferma i periodi di conservazione. Kadroflow è pensato per sostenere i tuoi obblighi ai sensi del GDPR e dell’AI Act europeo; non elimina la necessità di rivedere i tuoi trattamenti, i registri e le informative ai candidati con i responsabili.
Domande prima di iniziare
Kadroflow è un ATS conforme al GDPR?
La sua gestione dei dati è pensata per il GDPR: i dati dei candidati sono conservati nell’UE, l’accesso è controllato per spazio di lavoro e ruolo, ed esportazione, conservazione ed eliminazione sono supportate. Se il tuo utilizzo sia conforme dipende anche da come configuri lo spazio di lavoro e da cosa comunichi ai candidati, quindi verificalo con chi è responsabile della protezione dei dati nella tua organizzazione.
Come si applica l’AI Act europeo al software per le assunzioni?
L’AI Act europeo classifica come ad alto rischio l’AI usata per il reclutamento e la selezione dei candidati. Ciò richiede supervisione umana, trasparenza su quando si usa l’AI e registri su come è stata usata. Kadroflow mantiene l’AI consultiva, ne etichetta i risultati e registra ogni esecuzione, così la supervisione umana prevista dalla norma fa parte del flusso di lavoro.
È l’AI a decidere chi rifiutare?
No. Rifiutare, classificare e assegnare un punteggio a un candidato in automatico è impedito nel sistema stesso. L’AI può riassumere le evidenze del colloquio e del CV, ma è una persona a prendere e registrare ogni decisione e la relativa motivazione legata al lavoro.
Dove vengono trattati i dati dei candidati?
Nell’Unione Europea. Le schede dei candidati risiedono in un database Postgres nell’UE, le registrazioni dei colloqui sono conservate in uno storage vincolato all’UE e l’analisi testuale è inviata a un servizio di AI nell’UE. La trascrizione vocale è eseguita dallo stesso responsabile del trattamento che già conserva le registrazioni, quindi i colloqui non vengono inviati a un ulteriore sub-responsabile.